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有条件的档案库房应安装空调。档案库房要及时投放防虫，使用电子杀虫仪。档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠。档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。库房有必要购置消毒机。对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行质量检查。地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。定期打扫室内卫生，清洗防尘网。档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。档案室柜子尺寸是根据所存放的档案类型不同来加工定做的。常用的档案柜包括：移动档案密集柜(标准规格：900*500*2300mm;可以存放六层标准A4档案盒袋)、铁皮档案柜(五节柜、两节柜、大门柜。
密集架荷载是指固定在上面的机械，墙体，家具等等长期不移动的荷载，活荷载是指人的活动以及临时堆载，你堆的货物重量除以面积就是荷载值，一般安装档案密集架应该做活荷载处理， 荷载在建筑设计中已经考虑了。荷载是传递的，力能部分传给周边的板，这就是为什么同时站。4个人在一平米内都不会的原因了。懂得这个原理，你就知道怎么做了，大型档案室在保证承重的情况下，应分组分块平摊开来，避免集中堆载， 保持均布荷载在400KG内。设计荷载是指每平米的承重能力，一般活荷载设计值：住宅为200~250KG，公共建筑为300~400KG。这个荷载一般指一块板(按柱跨分)的平均荷载。比如一个柱跨是8米长4米宽(以四周的梁为界)。
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